Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (ère) - Louga, Saint-Louis, Matam

Contexte

Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360 est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et de la technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Dans le cadre de l’extension de sa couverture géographique au Sénégal, FHI 360 ouvre deux bureaux avancés hébergés au sein des Directions Régionales de la Santé, l’un couvrant les régions de Louga, Saint-Louis et Matam, l’autre celles de Tambacounda et Kédougou. Pour faciliter la mise en œuvre des interventions dans ces régions, FHI 360 recherche des candidats qualifiés pour deux postes d’Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (ère).

Le poste combine les fonctions administratives et financières au niveau du bureau avancé, dans un environnement où les fonctions support sont centralisées à Dakar.

• Il/elle sera responsable de la gestion des dépenses pour le fonctionnement du bureau avancé et des activités de terrain, y compris la préparation des paiements journaliers dûment approuvés conformément aux systèmes et aux procédures de FHI 360
• Appuyer la revue des pièces comptables et s’assurer que toutes les transactions sont entièrement et proprement documentées
• Vérifier les demandes d’avance, les rapports de dépenses de voyage et les dépenses opérationnelles en termes d’exactitude et d’exhaustivité, s’assurer que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de FHI 360, et effectuer la réconciliation des avances après avoir scanné et archivé les justificatifs dans SharePoint, avant de les soumettre pour revue et approbation
• Appuyer l’équipe Grants dans le suivi et le traitement des demandes de fonds et des rapports des sous-subventions mises en œuvre dans les régions couvertes
• Appuyer la gestion des ateliers et/ou activités, y compris le paiement des participants
• Assurer la gestion administrative et logistique du bureau avancé ainsi que le suivi des biens et équipements qui y sont affectés
• Assister le service Procurement de Dakar pour les acquisitions réalisées sur site et servir de point focal local pour les fournisseurs
• Assurer l’interface administrative courante avec la Direction Régionale de la Santé qui héberge l’équipe de FHI360 et avec les partenaires locaux. Principales responsabilités Tenir la comptabilité et les dossiers comptables Veiller à ce que toutes les dépenses soient autorisées, éligibles et traitées efficacement Vérifier les factures et constituer les dossiers nécessaires aux paiements Gérer les avances de missions, d’ateliers, du personnel et des consultants
• Suivre la liquidation de ces avances sur présentation de justificatifs dans le délai requis Examiner les rapports de dépenses du bureau avancé en veillant à ce que les méthodes d’établissement des rapports et les documents d’appui soient conformes aux règlements et aux politiques et procédures internes de FHI360
• Enregistrer les opérations dans GFAS selon les codes comptables et des projets, et assurer l’archivage physique sur place et électronique dans SharePoint des pièces justificatives, selon le calendrier de clôture mensuelle
• Contrôler le registre des immobilisations du bureau avancé
• Alerter sans délai le superviseur sur toute dépense non conforme, tout dépassement budgétaire ou tout risque financier identifié. Appuyer les achats et les relations avec les fournisseurs locaux Les achats de FHI 360 Sénégal sont centralisés à Dakar et relèvent du service Procurement. Au niveau du bureau avancé, il/elle : Assiste l’équipe Procurement de Dakar pour les