Assistant.e Administratif.ve pour les Journées pédiatriques

MSF Sénégal dispose d'une équipe dynamique de plus de 110 collaborateurs intervenant dans les pays de la CEDEAO et au Cameroun. À travers son Unité Régionale des Ressources Humaines, le bureau de Dakar contribue au recrutement, au développement et à la mobilité des ressources humaines nécessaires au soutien des opérations de MSF dans plus de 70 pays.

Dans un contexte de croissance et de renforcement des capacités opérationnelles, l'Unité Régionale RH soutient la dynamique inter-centres opérationnels afin de garantir une réponse efficace, coordonnée et mutualisée aux besoins des missions en Afrique de l'Ouest, en Afrique centrale et au-delà.

MSF Sénégal promeut l'inclusion et la diversité dans toutes ses pratiques et encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées, sans distinction d'origine, de genre, d'âge, de conviction ou de situation de handicap.

Objectif global et contexte

L'assistant(e) admistratif(ve) des Journées pédiatriques joue un rôle essentiel au bon déroulement de la conférence des Journées pédiatriques de MSF grâce à un soutien logistique efficace et à un accompagnement administratif complet. Il/Elle veille également à garantir une coopération optimale avec les événements parallèles organisés par MSF à l'occasion de cette conférence.

Ce soutien administratif, dédié à la dimension logistique et déplacements de l'événement, est indispensable en raison du volume d’activités et de la forte affluence de groupes de délégués, venant de différentes régions/pays, et ayant chacun des besoins spécifiques.

Basé à Dakar, le poste est directement placé sous la responsabilité managériale de la Coordinatrice du projet. L'assistant(e) administratif(ve) travaille en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe projet des Journées pédiatriques, les services de MSF impliqués localement dans la réussite de l'événement et les unités de formation (L&D) de MSF.

Mission

Organisation efficace de la logistique et des déplacements liés à l'événement

Gestion des factures

Soutien à la gestion des risques et au respect des règles et protocoles liés à la sécurité des délégués et à la gestion de leurs déplacements (visa notamment) afin de garantir une participation aux Journées pédiatriques sans encombre et conforme aux normes de MSF

Communication avec les délégués et point de contact pour toute question relative à leur déplacement et leur présence aux Journées pédiatriques

Principales Responsabilités

Organisation logistique des déplacements (transports, hébergement, visa, perdiem)

En collaboration avec l'équipe locale responsables des achats, sélectionner les prestataires adaptés à l'événement.

Organiser et coordonner le déplacement et l'hébergement des 30 salariés de MSF sponsorisés par les Journées pédiatriques pour assister à la conférence, y compris les démarches pour les visas, les transferts locaux (aéroport/hôtel/lieu de conférence) et les réservations d'hôtel.

Assister tous les délégués inscrits aux Journées pédiatriques sur les problématiques de déplacement : modification d'horaires de vol, vol annulé ou manqué, perte de bagage…

Si nécessaire et en collaboration avec le service financier de MSF, organiser le calcul et la remise de per diem aux délégués de MSF.

Gestion administrative

Assister la Coordinatrice du projet dans le suivi budgétaire des dépenses liés aux salariés sponsorisés, notamment lors de la réservation des billets d'avion et pour toutes les dépenses liées à ce programme de sponsoring, en mettant à jour les documents partagés.

Aider à la création du dossier d'information sur la conférence et s'assurer que tous les délégués reçoivent ce dossier (Welcome pack).

Editer les Certificats de présence pour tous les intervenants de la conférence et les participants aux ateliers de travail dès la fin des Journées pédiatriques et les envoyer.

Collecter et clôturer toutes les factures liées à la conférence, en collaboration avec la Coordinatrice du projet et le service financier...